Pracownik jak klient? Jak najbardziej! Co prawda wewnętrzny, jednak mechanizmy wykorzystywane w komunikacji wewnętrznej są bardzo podobne do stosowanych w komunikacji zewnętrznej. Obie formy wymagają dużo uwagi i czasu, dobrego zaplanowania działań i mądrego dążenia do celu, którym w przypadku komunikacji wewnętrznej jest m.in. właściwy przepływ informacji w firmie.

ETAP 1. Zrozumieć, kim są nasi odbiorcy

Czy wiemy, do kogo chcemy dotrzeć z konkretną informacją, oprócz tego, że do pracowników? Czy jesteśmy pewni, że do wszystkich? Jeżeli organizujemy spotkanie dla menedżerów, to czy warto zawracać tym głowę pracownikom produkcyjnym? Czy szkolenie wewnętrzne we Wrocławiu na pewno będzie interesowało kolegów z Lublina? Niekoniecznie, prawda? Dlatego musimy dokonać segmentacji, podziału odbiorców na konkretne grupy docelowe, do których następnie będziemy dopasowywać komunikaty. Oczywiście są takie informacje, które muszą trafić do wszystkich – każdy przecież powinien wiedzieć o planowanej zmianie siedziby czy o imprezie integracyjnej.

Aby komunikacja wewnętrzna nie szwankowała, musimy pracowników jak najlepiej poznać i zrozumieć – myli się ten, kto uważa, że wie o nich wszystko. Niezbędna wiedza dotyczy głównie ich potrzeb i oczekiwań, które są związane z wykonywaną pracą, ale też mogą wykraczać poza jej ramy (benefity).

Czy wiesz, co jest ważne dla pracowników? Kliknij i przeczytaj artykuł.

ETAP 2. Stworzyć przesłanie przygotowane dla określonej przez nas grupy  

To ważne, aby firmowe komunikaty były pisane zrozumiałym językiem i nie pozostawiały wątpliwości, co ewentualnie dalej należy zrobić – szanujmy czas naszych odbiorców i ich układ nerwowy! Nie ma nic gorszego dla pracownika niż niepewność, co powinien zrobić, i niemożność uzyskania takiej informacji. Jasny przekaz natomiast zapewnia poczucie komfortu i bezpieczeństwa, co – nie ukrywajmy – przekłada się na jakość pracy.

O czym musimy pamiętać:

– o prostym języku– im trudniejszy temat, tym więcej uwagi powinniśmy poświęcić na stworzenie jasnej informacji;

– o wizualnej atrakcyjności – dłuższe teksty dzielimy na akapity, punktujemy myśli, ilustrujemy temat zdjęciami, tworzymy infografiki…;

– o treściach wysokiej jakości;

– o kreatywnym tworzeniui wyjaśnianiu zagadnienia poprzez case study;

– o przygotowaniu na ewentualne pytaniadotyczące komunikatu – warto wcześniej zadbać o Q&A oraz zapewnić sobie wsparcie osoby, która dobrze zna temat.

Pracując nad komunikacją wewnętrzną, powinniśmy wiedzieć, dlaczego piszemy na konkretny temat. Nie każdy materiał musi przecież trafić do pracowników. Naszą rolą jest selekcja – sprawdzenie, czy niedawno nie było podobnego komunikatu, czy informacja o wdrażanym projekcie nie ukazuje się za wcześnie, czy rzeczywiście wysyłany news jest pracownikom potrzebny.

Rzecz jasna nie patrzymy na zasadność publikacji jedynie z własnego punktu widzenia. Często jest tak, że musimy przekazać informację mało atrakcyjną, ale w oczach jej nadawcy bardzo ważną, np. dla funkcjonowania działu lub dla współpracy z klientem. Wtedy naszą misją jest maksymalnie uatrakcyjnić i ożywić przekaz, aby ułatwić adresatom jego odbiór i zrozumienie. Pomoże nam w tym odpowiednio dobrana forma dziennikarska, która zaangażujepracowników – skłoni ich nie tylko do przeczytania, ale też do zainteresowania się tematem, zadania dodatkowych pytań, a nawet zrodzi chęć wzięcia udziału w spotkaniu czy szkoleniu. Forma zależy oczywiście od możliwości nośnika – inaczej będzie to wyglądać w przypadku e-maila, inaczej newslettera, a jeszcze inaczej na łamach firmowej gazety.

Sekret angażującej formy tkwi przede wszystkim we wspomnianym już prostym języku (jeśli sami czegoś nie rozumiemy, dopytajmy osobę odpowiedzialną za temat) i przyciągającej grafice. W ten sposób bez przynudzania tłumaczymy, o co chodzi, dlaczego ta informacja jest ważna i że nie ma wyjścia – trzeba się z nią zapoznać. Stosujmy wykresy, gify, highlighty, zaczepne śródtytuły, logiczny podział tekstu, tabele, strzałki i wszystko, co pomaga bez wysiłku „ogarnąć” historię. Zawiłych tekstów nikt nie przeczyta, nawet jeśli będą szczere chęci, to między dziesiątym telefonem a piętnastym e-mailem ochotnik nie znajdzie na to ani czasu, ani warunków.

Przeczytaj o tym, jak ważna jest komunikacja wewnętrzna w trudnych momentach.

ETAP 3. Wybrać sposób przekazu

Czyli kanały, za pośrednictwem których informacje będą trafiać do pracowników.

Odpowiedź „wszystkie” znów niekoniecznie będzie na miejscu, bo narzędzie przekazu powinno być dopasowane do konkretnej grupy odbiorców. Chcemy zamieścić informację o spotkaniu gwiazdkowym w newsletterze? Możemy, ale co z pracownikami, którzy nie mają firmowego e-maila? Mamy do przekazania wieści o zmianach w umowach, jaką przedstawiciele handlowi podpisują z klientami? Czy na pewno intranet, do którego mają dostęp wszyscy, będzie do tego celu odpowiedni?

Trzeba wspomnieć, że odpowiednia komunikacja wewnętrzna pomaga tworzyć przyjazne miejsce pracy, którego ambasadorami stają się sami pracownicy. Informacje o firmie zamieszczane przez nich w internecie są dla innych użytkowników (w tym przyszłych pracowników) uznawane za najbardziej wiarygodne. Idąc tym tropem, warto zaangażować ludzi do udziału w tworzeniu komunikacji wewnętrznej, korzystania z portali społecznościowych typu Workplace i uświadamiać, że to, co publikują w sieci na temat swojej pracy, ma znaczenie i dla nich, i dla firmy.

Chcesz dowiedzieć się, jak uczynić pracownika najlepszym ambasadorem firmy? Sięgnij po książkę „Pierwszy klient”.

ETAP 4. Zapewnić sobie wsparcie 

Cenną pomoc w rozwijaniu komunikacji wewnętrznej zapewnią nam:

– współpracownicy, pomagający nam w opracowaniu trudnych, skomplikowanych tematów;

– narzędzia i technologie, pozwalające na sprawną komunikację i mierzenie jej efektywności;

– eksperci zewnętrzni, którzy uwiarygodnią nasz przekaz (np. prawnicy, lekarze);

– dziennikarz/redaktor, dzięki któremu nawet najtrudniejsze treści staną się prostsze, a te mało atrakcyjne – ciekawsze;

– fotograf, który uwieczni np. wydarzenia z życia firmy (ważne szczególnie w gazecie).

Nie wiesz, jak zabrać się do opracowania strategii komunikacji wewnętrznej, brakuje Ci wsparcia eksperta, dziennikarza, fotografa? Jest na to sposób! Skontaktuj się z nami, a pomożemy Ci na każdym etapie.