Nie ma jednego sposobu planowania, który 100 procent populacji uznałoby za skuteczny, ale pewne zasady, nawyki i – uwaga! – narzędzia są uniwersalne, a po jakimś czasie ich zastosowanie stanie się dla nas oczywiste.
Niezależnie od tego, co planujemy, na początku spójrzmy na nasz projekt całościowo, tak jakbyśmy chcieli zmieścić w kadrze cały krajobraz widziany z lotu ptaka. Wypiszmy ogólne założenia, zadania i przede wszystkim cele. Jeżeli planujemy tydzień lub dzień, przelejmy na papier wszystko, co powinniśmy w tym czasie zrobić – od ważnego spotkania z klientem, przez napisanie artykułu, aż po zrobienie wegańskiego sernika.
Jeśli wszystko, co zaprząta nam głowę, mamy już spisane, zabieramy się za grupowanie zadań. Ważne, aby w każdej grupie znalazły się sprawy ze sobą związane, czyli dotyczące jednego tematu albo takie, których załatwienie może odbyć się w tym samym czasie. W ten sposób unikniemy wracania do punktu wyjścia i zbędnego zgrzytania w duchu zębami po odkryciu, że mogliśmy mieć to już z głowy, gdybyśmy pamiętali o tym wcześniej.
Takie logiczne rozdzielenie zadań sprawi, że zapanujemy nad milionem nieuporządkowanych myśli i zyskamy spokój w głowie. Potem pozostanie nam już tylko sukcesywne wykreślanie zrealizowanych pozycji i… opracowywanie nowych grup 😉
Jeśli wśród naszych zadań znajdują się (a znajdują się na pewno!) sprawy wymagające dużego skupienia lub na których wspomnienie pojawia się u nas stan lękowy, starajmy się ich realizację zaplanować na moment, kiedy jesteśmy najbardziej twórczy i wypoczęci – pójdzie łatwiej. Jeśli będą to godziny poranne, szybciej pozbędziemy się kłopotu i zajmiemy się mniej frustrującymi kwestiami.
Sprawy skomplikowane – jak opracowywanie złożonej oferty dla klienta lub pisanie obszernego artykułu przeplatanego nawiązaniami do innych tekstów – warto podzielić na krótsze etapy. Nawet kilkudniowe, jeśli czas na to pozwala. Przed każdym kolejnym etapem spójrzmy na ten zakończony dzień wcześniej i nanieśmy poprawki. Taki podział podniesie naszą wydajność i nie umęczymy się tak, jak przy realizacji zadania za jednym zamachem.
Jeżeli mamy skłonność do łapania kilku srok za ogon, to przy zadaniach priorytetowych i wymagających dużego skupienia postawmy czerwony wykrzyknik lub inny znak, który przypomni nam, że od tej pracy może nas jedynie oderwać coś na miarę trzęsienia ziemi.
Nie planujmy swojego czasu sztywno, ustalajmy widełki, chociaż minimalne. Prawdopodobieństwo, że wyskoczy coś niespodziewanego, jest bardzo duże, lepiej więc zaoszczędzić sobie dodatkowego stresu. Możemy spróbować metody, która zakłada planowanie 60 procent czasu (np. dnia), a pozostałe 40 procent daje nam na ewentualne przedłużenie, nieprzewidziane trudności, wyjaśnienia wymagające spotkania lub rozmowy telefonicznej oraz zewnętrzne przeszkody. Oczywiście proporcje mogą być inne, np. 70 do 30 procent albo 80 do 20 procent, w zależności od zawiłości podejmowanych zadań. Dajmy sobie poczucie bezpieczeństwa.
Większość z nas na pewno zna to uczucie niepokoju, kiedy zapomnimy telefonu. Wyobrażamy sobie, że cały świat do nas dzwoni i na pewno omija nas coś najważniejszego w życiu. Zazwyczaj okazuje się jednak, że nikt niczego nie chciał albo chciał, ale losy świata od tego nie zależały. W chwilach wyjątkowego skupienia, którego potrzebujemy chociażby podczas planowania ważnych spraw, podarujmy sobie odrobinę luksusu i odetnijmy się na godzinę od ratowania świata. Zyskamy przez to na czasie, zrobimy swoje szybciej i efektywniej, jeśli nikt nie zaczepi nas na Facebooku, e-mailem lub wydzwaniając w sprawie sobotniego wypadu za miasto. Na początku jest to trudne – odruch notorycznego sprawdzania, czy może coś przyszło, jest silniejszy od nas, ale z czasem osiągniemy cenną umiejętność izolacji.
Zanim przystąpimy do planowania projektu, pomyślmy chwilę, jak wyobrażamy sobie realizację, czy są jakieś czynniki, które nam w tym pomogą? Pisząc artykuł, wyobrażam sobie osobę, do której będzie on skierowany, kim jest, jakie treści i w jakiej formie podane mogą ją przyciągnąć. Zapisuję luźne myśli związane z tematem, notuję, jakie ruchy muszę wykonać, aby zdobyć jak najwięcej treści (przejrzeć jakąś publikację, porozmawiać z kimś). Można takie zapiski robić na kartkach czy w notatniku, ale jest też narzędzie, które znacznie bardziej ułatwia ogarnięcie tematu i jest to…
Stworzony z myślą o tych, którzy na co dzień mierzą się z masą obowiązków i wreszcie chcą nad nimi zapanować. Planner pomaga spojrzeć szerzej na projekt, zdefiniować naszego odbiorcę, uporządkować chaos w głowie i w końcu mieć w jednym miejscu ważne informacje i notatki ze spotkań. Jednym słowem pomaga w zaplanowaniu pracy i w dążeniu do celu, który bez planu jest tylko życzeniem. Te słowa Antoine’a de Saint-Exupéry’ego stały się jedną z myśli przewodnich naszego plannera. Cieszymy się z pozytywnego odbioru notatnika ze strony naszych klientów, którzy raz obdarowani wracają z prośbą o kolejny egzemplarz, gdyż poprzedni się „skończył”. Jest to dla nas nie tylko powód do radości, ale też potwierdzenie, że planner sprawdza się w swojej roli. Dlatego i my korzystamy z niego na co dzień 🙂
Nie ma co ukrywać – planowanie nie należy do łatwych zadań. Szczególnie na początku, kiedy naprawdę trudno jest oszacować czas realizacji konkretnej pracy. Ale będzie nam coraz łatwiej, jeśli nauczymy się własnych zachowań, dostrzeżemy swoje mocne i słabe strony. Uczmy się na błędach i szlifujmy umiejętność planowania. Docenimy to w momencie, gdy zaczniemy dostrzegać rezultat w postaci bezcennego czasu, który będziemy mogli poświęcić na własne przyjemności, warto!
Kategorie: school of contentic, komunikacja do klientów B2C