Newsletter pracowniczy powinien być tak samo przemyślany i ciekawy, jak newsletter zewnętrzny, z którego pomocą chcemy poprawić sprzedaż czy choćby zwiększyć rozpoznawalność marki. Innymi słowy – tak jak klientów zewnętrznych zachęcamy poradnikami, rabatami czy informacjami o nowościach, tak „klientów wewnętrznych” powinniśmy przyciągać tym, co budzi zainteresowanie, intryguje albo inspiruje do samorozwoju.
Do naszych czytelników kierujemy tylko treści premium – dobrze opracowane newsy w zrozumiały sposób przekazujące informacje, których lektura nie wywołuje poczucia straconego czasu. Brzmi banalnie, aby jednak założenie przekuć w fakt, musimy znać profil odbiorcy. Można by pomyśleć: „ha, nic prostszego, przecież to pracownicy jednej organizacji!”. Ale im większa jest to firma, im więcej łączy w sobie działów i komórek, tym trudniej sprostać oczekiwaniom wszystkich osób równocześnie.
Kierunek działania: poznajmy pracowników, poświęćmy im czas, zadajmy pytania, sprawdźmy u źródła, jak różne są wymagania. Naszym celem będzie pogodzić te różnice, tak aby w każdym lub przynajmniej w co drugim newsletterze każdy znalazł coś, co go naprawdę wciągnie. Jeśli gusta będą bardzo od siebie odbiegać, możemy rozważyć segmentację odbiorców i wysyłać dwa newslettery (lub więcej) do wyodrębnionych na podstawie researchu grup.
Pamiętajmy, że nasi pracownicy dziennie otrzymują dziesiątki lub nawet setki e-maili. Musimy się przez nie przebić i nie pozwolić, aby newsletter został przeoczony.
Kierunek działania:naszym zadaniem jest stworzenie layoutu: a) charakterystycznego, aby adresat od razu wiedział, co mu wpadło do skrzynki, b) estetycznego, aby przyjemnie się czytało. Porywająca nazwa i hasło przewodnie, rzucający się w oczy nagłówek, ciekawa grafika, nieco koloru – pożądane. Im więcej uwagi poświęcimy na przygotowanie dobrego szablonu, tym mniej stracimy czasu na późniejsze poprawianie.
Jakie treści czytamy najchętniej, jeśli nie mamy czasu na wnikliwą lekturę? Otóż te napisane przyjaznym językiem, gdzie niczego nie musimy się domyślać ani zgadywać, dokąd to teraz trzeba się udać, aby zgłębić temat.
Kierunek działania: przekazujmy informacje w sposób zwięzły i możliwie prosty, nawet jeśli rzecz dotyczy wysoce skomplikowanego projektu. W pracy nikt nie ma czasu analizować każdego zdania. A jeśli poruszamy luźny temat, np. związany z firmową imprezą, niech naszym celem będzie wprowadzenie czytelnika w dobry humor JKiedy tylko możemy, tzn. kiedy charakter newsa na to pozwala, stawiajmy na luz (oczywiście w granicach norm wynikających choćby z kultury organizacyjnej firmy).
W sytuacji gdy nie jesteśmy w stanie wyczerpująco przedstawić tematu, odeślijmy pracownika w konkretne miejsce (np. intranet) lub do osoby kompetentnej (podając jej adres e-mail).
Nic tak nie zachęca odbiorców do zapoznania się z newsletterem, jak możliwość przeczytania w nim czegoś, co bezpośrednio dotyczy osoby zainteresowanej. Umówmy się – mój tekst, zdjęcia kolegów z działu, relacja ze wspólnej akcji, pochwała projektu, w którym biorę udział… tego nikt nie przegapi. Wykorzystujmy to!
Kierunek działania: angażowanie adresatów powinno stać się naszym priorytetem. Zgłaszajmy się do osób, które mogą dla nas tworzyć wartościowe newsy, dostarczać zdjęcia, ciekawostki. Zamieszczajmy informacje o sukcesach, osiągnięciach indywidualnych i zbiorowych, akcjach charytatywnych, o tym, co może w jakikolwiek sposób zbliżyć pracowników i pozwolić im lepiej się poznać. Jeśli nie ma na to innej przestrzeni, możemy w newsletterze prezentować sylwetki pracowników – tych wieloletnich i świeżo przyjętych.
Żyjemy w czasach seriali i chyba już niewielu z nas może z ręką na sercu przyznać, że nie wciągnął go żaden z tworów Netfliksa. Oto gotowy pomysł na przyciągnięcie publiki – nasz miniserial w newsletterze!
Kierunek działania: temat powinien być chwytliwy. Na początek weźmy na tapetę coś lifestyle’owego i zróbmy kilka „odcinków” o nietypowych tradycjach w różnych krajach albo kilkuczęściowy zabawny słowniczek zwrotów w językach, którymi posługują się pracownicy naszej firmy. Do tego atrakcyjne ilustracje i gotowe! Zawsze przypominajmy, że wraz z kolejnym newsletterem pojawi się następna porcja informacji na dany temat.
Skoro dziś „czytamy” obrazkami, w naszym newsletterze nie może zabraknąć zdjęć, ilustracji, rysunków, schematów czy infografik. Nawet najbardziej interesująca treść nie spotka się z pozytywnym odbiorem, jeśli będzie ubrana w blok sztywnego tekstu, zlewający się czytelnikowi w wielką nieatrakcyjną plamę.
Kierunek działania: każdy materiał powinien być podzielony na przyjazne fragmenty, czytelność materiału to nasz kolejny cel! A jeśli tylko mamy taką możliwość, zdjęcia stockowe zastępujmy tymi, które wykonali pracownicy.
Na koniec garść przykładów tematów, które warto lub wręcz trzeba poruszać w newsletterach wewnętrznych.
Na poważnie: informacje i nowinki branżowe; wyniki badań przeprowadzanych w firmie lub w obszarach, które mogą jej dotyczyć; aktualizacje dotyczące produktów i usług firmy; informacje o programach lojalnościowych, benefitach dla pracowników; ogłoszenia/przypomnienia o szkoleniach; relacje z wdrażania projektów; informacje o nowych klientach, kontrahentach; zasady dotyczące użytkowania mienia firmy; zmiany w strukturze przedsiębiorstwa.
Z przymrużeniem oka: zapowiedzi/informacje o wydarzeniach, takich jak spotkania integracyjne, świąteczne, relacje z imprez; konkursy organizowane wewnątrz firmy; zabawne artykuły, cykliczne felietony, listy adresowane do osoby redagującej newsletter, życzenia.
W newsletterze nie powinno zabraknąć naszych danych kontaktowych oraz informacji zachęcającej do współpracy z nami, przesyłania pomysłów i inspiracji. Angażujmy pracowników i wychodźmy naprzeciw ich potrzebom, stwórzmy newsletter naprawdę dla nich. Do dzieła!
Kategorie: school of contentic, komunikacja do pracowników B2E